Gestión comercial y Financiera

La gestión empresarial integrada

El crm info@hand proporciona una información financiera precisa como parte de su enfoque a la gestión empresarial integrada.

Podrá crear y organizar un catálogo de productos y servicios, y seguidamente elaborar presupuestos, pedidos y facturas a partir de ese catálogo. Una vez vendidos, puede realizar  un seguimiento por el número serie que figura en los contratos de servicio y por el historial de incidencias asociado a dichos productos.

Se pueden registrar los pagos contra facturas emitidas y se pueden emitir recibos como documentos PDF. Puede llevar un control del saldo de una factura o del saldo completo de una cuenta.

Se pueden crear y enviar por correo electrónico pedidos a proveedor y los pagos pueden asociarse a esos pedidos para llevar un control estricto de la deuda pendiente con proveedores.

Puede generarse un PDF de Acrobat para cualquier documento (presupuestos, facturas, pedidos de clientes, etc.) mediante el botón Crear PDF. Cada documento también puede generarse y enviarse por correo electrónico automáticamente (como adjunto PDF) en una única acción.

Los datos de nombre y domicilio fiscal (así como el logo de su empresa) del PDF proceden de los datos de la empresa introducidos en la pantalla de administración. Se admiten diversos domicilios de empresa además del anexo de condiciones generales estándar, y se ofrecen dos diseños atractivos para poder elegir. Se admiten juegos de caracteres multibyte de PDF, y por tanto juegos de caracteres tales como los tailandeses y japoneses.

Elaboración de presupuestos

El módulo de presupuestos gestiona la elaboración de presupuestos para el cliente. Los presupuestos se crean mediante la especificación de una cantidad que vender por cada producto o conjunto de productos (productos complejos), y una cuenta a la que se presupuestan. Se pueden gestionar y ser objeto de seguimiento durante su ciclo de vida mediante el módulo Presupuestos.

Cada presupuesto dispone de fases que pueden establecerse en "Borrador", "Negociación", "Entregado", "En espera", "Confirmado", "Aceptado" y "Cerrado" o "Cerrado sin continuidad". Además, los presupuestos disponen de la opción "Válido hasta fecha", tras la cual los precios presupuestados expiran. Cada presupuesto tiene un contacto, una cuenta y un domicilio, tanto de facturación como de envío. Para cada presupuesto deben seleccionarse, asimismo, el proveedor del envío, la moneda y las condiciones.

Cada presupuesto comprende una o más agrupaciones de productos y cada grupo de productos puede comprender uno o más productos. Cada grupo cuenta con un nombre y una fase.

Al hacerse clic en el "asunto" de cada presupuesto en la "vista de lista", aparece la información detallada de dicho presupuesto.

La vista detallada de Presupuestos ilustra la información recabada en info@hand por un presupuesto, completa con las direcciones de facturación y de envío y los contactos, múltiples grupos de artículos de línea, transportista, impuestos a pagar, descuentos y costes de envío (por grupo).

Elaboración de facturas

Pueden crearse facturas a partir de un presupuesto, creándose de cero de manera muy parecida a la descrita anteriormente para el presupuesto, o generándose a partir de un pedido. Las facturas incluyen una fecha de vencimiento, que se calcula automáticamente a través de las condiciones seleccionadas. En la vista de lista de facturas aparece resaltada cualquier factura vencida, y un informe de facturas emitidas te permite realizar un seguimiento de todas las facturas pendientes de cobro.

Los presupuestos, pedidos, facturas y pedidos a proveedor pueden personalizarse seleccionando el número de inicio de cada uno y especificando un prefijo. Por ejemplo - con el prefijo «TLR06» y partiendo del número 1000, se generará el número de factura  "TLR06-1000".

Pagos, recibos y estados de cuenta:

• Los pagos pueden registrarse y asignarse a una o más facturas. Los recibos pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico.
• Las facturas parcialmente pagadas pueden originar la creación de un estado de cuenta, su impresión o su envío por correo electrónico.
• Los estados de cuenta pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico. Pueden crearse individualmente o de manera automática para todas las cuentas con saldo distinto a cero.

Pedidos de clientes:

• Si se desea, pueden crearse pedidos como paso intermedio entre los presupuestos y las facturas. Los albaranes y las confirmaciones de pedido pueden generarse y enviarse por correo electrónico como PDF.
• Los pedidos pueden usarse para generar una o más facturas.

Pedidos a proveedor y pagos:

• Los pedidos a proveedor pueden crearse y enviarse por correo electrónico automáticamente a los proveedores. En la vista de lista de pedidos aparecen resaltadas las facturas vencidas, y un informe de pedidos te permite realizar un seguimiento de todos los pedidos pendientes.
• Puede realizarse un seguimiento de los pagos a proveedor y asignarse a uno o más pedidos a proveedor. Las notificaciones de pago pueden generarse e imprimirse o enviarse por correo electrónico.